Emettere una fattura a o per
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La maggior parte delle organizzazioni hanno istruzioni chiare sul modo in cui devono elaborare le fatture in entrata. È comune avere un approccio per le fatture basate su PO e un altro per le fatture non basate su PO. Alcune aziende hanno anche requisiti unici basati sul tipo o sull’importo in dollari di una transazione.
Una volta che una fattura arriva, l’impiegato della contabilità fornitori deve assicurarsi che il documento sia effettivamente una fattura. Poi l’impiegato classifica e ordina la fattura in varie categorie (ad esempio, per fornitore, per tipo di transazione o per dipartimento). La definizione delle categorie delle fatture è solitamente unica per una specifica organizzazione.
Una volta che la fattura è classificata, viene inoltrata al processore AP che è responsabile di quella particolare fattura. Questa è normalmente la persona che ha effettuato l’ordine. Se durante l’approvvigionamento è stato creato un ordine di acquisto, la fattura deve essere confrontata con l’ordine di acquisto per confermare che l’importo che viene pagato è indicato correttamente sulla fattura. (Questo aiuta a proteggere dalle frodi e dalle transazioni non autorizzate).
Dettagli della fattura
La fatturazione è altamente regolamentata dalla legislazione sull’IVA e c’è un’armonizzazione a livello europeo per quanto riguarda i requisiti della fattura. Mentre una fattura serve come prova di una transazione, la Corte di giustizia europea ha già confermato più volte il principio “la sostanza sulla forma”. In base a questo principio, non sono le informazioni formali sulla fattura ma l’autenticità delle transazioni sottostanti ad essere importanti per determinare se la fattura è accettata ai fini dell’IVA.
Una fattura può essere emessa su carta o in formato elettronico. Una fattura elettronica è libera dal formato e può essere, per esempio, un file PDF, un file EDI, un file XML o un codice QR. A causa del rapido aumento della digitalizzazione nella nostra società e nell’ambiente commerciale, l’uso delle fatture elettroniche sta crescendo nella pratica. L’obiettivo è quello di incoraggiare il maggior numero possibile di aziende a passare alle fatture elettroniche e, con ciò, ridurre i costi amministrativi e il tempo necessario per preparare ed elaborare le fatture. Nel 2014, è stata adottata una legislazione europea che regola l’uso delle fatture elettroniche (e-fatture) negli appalti pubblici e nel 2016, il governo fiammingo ha introdotto la fatturazione elettronica per i suoi fornitori. Il progetto di fatturazione elettronica del governo fiammingo è considerato una storia di successo nel quadro del programma “CEF Digital Connecting Europe”.
Emettere fattura significa
Se una fattura copre una serie di pagamenti da effettuare in base a diversi contratti, deve essere contata separatamente. Se uno dei contratti non era nell’ambito della segnalazione, il pagamento non dovrà essere incluso in un rapporto sui tempi di pagamento.
Se un’entità e il fornitore hanno un accordo in cui hanno concordato che i pagamenti saranno effettuati dopo la fornitura, ma il pagamento viene effettuato al momento o prima della fornitura, il pagamento è ancora parte di un accordo di credito commerciale.
Per alcune entità segnalanti questo comporta la segnalazione di fatture di piccole imprese che hanno pagato direttamente. Per altre si tratta di riferire su fatture di piccole imprese pagate per loro conto attraverso un’altra entità. L’entità pagante può essere un agente, un broker, un’entità di servizi condivisi o una società veicolo.
Un gruppo di entità può avere un accordo di agenzia centrale con i suoi fornitori di piccole imprese. Se le entità si impegnano con questi fornitori attraverso un ordine di acquisto, l’ordine di acquisto rappresenta l’accordo contrattuale con il fornitore. Esso attiva l’approvvigionamento di beni e servizi, quindi stabilisce l’obbligo di pagare. L’entità che impegna il fornitore attraverso l’ordine di acquisto deve riferire sui pagamenti delle fatture.
Inversione contabile in Svezia
Ufficialmente, le fatture non hanno bisogno di essere firmate. Tuttavia, ci sono alcune buone ragioni per cui potresti voler richiedere la firma sulle fatture per proteggere te stesso e i tuoi clienti da malintesi.
Una firma mostra che qualcuno ha letto, compreso e accettato i termini del documento. Nel mondo della fatturazione, avere una prova definitiva del riconoscimento e dell’accordo di un cliente rende il processo di pagamento molto più semplice.
Anche se ci sono certamente dei benefici nel richiedere le firme sulle fatture, questo può interrompere il flusso di lavoro aggiungendo passi al processo di vendita, con entrambe le parti che hanno a che fare con scanner, stampanti, originali e copie.
