Come inviare fattura cartacea?

Semplificare l’elaborazione delle fatture con OpsInvoice

Se possiedi un’attività incentrata su clienti o servizi, la fatturazione è una parte enorme del gioco. Una fattura è un documento che invii a clienti e clienti che descrive in dettaglio ciò che hai fornito e come possono pagarti per quei beni o servizi. Questa guida ti guida attraverso i pro e i contro della fatturazione per le piccole imprese – tutto, dai modelli di fattura e il flusso di lavoro alla gestione dei clienti che pagano in ritardo. Riceverai consigli e suggerimenti che ti aiuteranno ad automatizzare il processo di fatturazione, rendendo l’esperienza un gioco da ragazzi per te e per i tuoi clienti.

Una fattura è un elenco dettagliato che registra i prodotti o i servizi che hai fornito ai tuoi clienti, l’importo totale dovuto e un metodo per pagarti per quegli articoli o servizi. Puoi inviare fatture elettroniche o cartacee. Le fatture possono essere pagate in un’unica soluzione o a rate. Puoi anche programmare più pagamenti su una singola fattura. Se usi Square Invoices, puoi filtrare e visualizzare le fatture nel tuo Square Dashboard online o nell’app Square Point of Sale.

La fatturazione elettronica è una fatturazione facile

Le informazioni sulla sua fattura e sui metodi di pagamento sono disponibili qui. Puoi scegliere come pagare la tua fattura, ma se non fai una scelta attiva ti verrà inviata una fattura cartacea al tuo indirizzo di casa.

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La fattura ha informazioni dettagliate su ciò che comprende. Se hai bisogno di aiuto per capire queste informazioni, contattaci. Se sei un cliente elettrico e di rete con noi, il tuo costo totale dell’elettricità ti viene inviato in un’unica fattura. In caso contrario, riceverete due fatture. Se sei anche un cliente di teleriscaldamento, riceverai la fattura per questo separatamente.

Questa fattura include informazioni sul costo dell’elettricità, il costo della rete e le tasse, così come l’IVA. Queste informazioni ti servono per confrontare i prezzi delle diverse compagnie, perché puoi scegliere da quale compagnia vuoi comprare l’elettricità.

Se non paghi in tempo, ti invieremo un sollecito. C’è una tassa di sollecito di 60 SEK.  Se ancora non paghi, il nostro rappresentante del recupero crediti invierà una richiesta di pagamento che include gli interessi maturati e una tassa di riscossione di 180 SEK.

Come creare una fattura sul tuo smartphone usando STEL Order

Mentre molte aziende inviano fatture digitali via e-mail, alcuni clienti preferiscono ancora le copie cartacee. Se i registri sono archiviati digitalmente, sono facili da accedere e organizzare. Creare, inviare e gestire registri cartacei in QuickBooks richiede un po’ più di pianificazione e previdenza. Fai ciò che ha senso per la tua attività, ma considera sempre le preferenze dei tuoi clienti.

Il vantaggio delle fatture digitali è che non puoi mai perderle veramente. Una fattura cancellata può sempre essere recuperata dal cestino della posta elettronica, e in casi estremi, si può istantaneamente inviare un’altra copia. Inoltre non c’è praticamente nessun tempo di attesa e quindi nessun ulteriore ritardo nei pagamenti. Questo è un enorme vantaggio per acquirenti e venditori impegnati. Se i clienti hanno assolutamente bisogno di una copia carbone per i loro registri o semplicemente preferiscono attenersi alla loro routine, possono sempre stampare la versione inviata per e-mail.

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Per creare una versione cartacea, segui il normale processo di creazione delle fatture (se hai bisogno di un ripasso, guarda “La tua prima ora con QuickBooks Online”): aggiungi le informazioni di contatto del tuo cliente, gli articoli acquistati e controlla le tasse e i totali.

Come inviare una fattura via e-mail

Una volta fatto il corpo del messaggio, scegliete l’indirizzo e-mail del destinatario e inviate l’e-mail di fattura. E il gioco è fatto! Ora, anche se il processo potrebbe non sembrare molto lungo, doverlo ripetere per più di 100 clienti può diventare rapidamente un mal di testa.Ecco perché la maggior parte delle aziende utilizza un software di fatturazione per automatizzare il processo di fatturazione.Software di fatturazioneIl modo migliore per inviare una fattura è attraverso un software di fatturazione. Dopo aver compilato le informazioni della fattura sul software, tutto quello che devi fare è premere il pulsante di invio incorporato e l’e-mail viene immediatamente consegnata al cliente.Puoi anche impostare le fatture ricorrenti, in modo che vengano generate automaticamente su base regolare.Come gestire i ritardi nei pagamenti delle fattureNessuno ama inseguire i pagamenti. Ma le giornate piene possono far sì che anche i clienti più tenaci abbiano bisogno di un promemoria per ricordare che la loro fattura è in ritardo.Ecco la migliore linea d’azione per gestire i pagamenti in ritardo delle fatture:        1. Per prima cosa, ricontrolla la fattura per eventuali errori che potresti aver commesso. È possibile che tu abbia inviato una fattura all’indirizzo e-mail o al dipartimento sbagliato.        2. Se tutto è chiaro da parte tua, segui il cliente. Invia un’e-mail di follow-up della fattura o fai una telefonata per capire cosa sta succedendo.                Puoi usare il seguente esempio come esempio di e-mail di follow-up:

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Federico Ricci

Sono Federico Ricci, scrittore nel tempo libero, appassionato di sport e nuove tecnologie.

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