Chi deve redigere il verbale di assemblea condominiale?

Esempio di riunione del consiglio

Le AGM dovrebbero essere tenute annualmente, entro sei mesi dall’inizio di un nuovo anno fiscale. Le AGM costituiscono l’unica opportunità che i proprietari hanno di riunirsi, incontrarsi, conoscere il consiglio di amministrazione nella sua interezza, ascoltare le questioni e anche essere in grado di fare domande.

I condomini generalmente pubblicano un avviso diverse settimane prima dell’AGM per cercare candidati per il consiglio quando c’è un posto vacante o il termine di un direttore scade. (Quando un amministratore intende continuare, deve essere nuovamente candidato).

La scadenza per la ricezione delle candidature è indicata nell’avviso. Può anche essere riportata una frase che dica che i candidati devono presentare un breve e rilevante curriculum e una dichiarazione di intenti che spieghi i loro obiettivi.

Poi, una notifica scritta dell’assemblea generale annuale deve essere inviata all’indirizzo di residenza dei proprietari almeno 15 giorni prima della riunione.  Tuttavia, solo i proprietari elencati il 20° giorno prima della riunione ricevono un avviso.

L’avviso di riunione, chiamato anche Pacchetto AGM, contiene l’ordine del giorno, i verbali dell’AGM dell’anno precedente, la relazione del revisore e il bilancio certificato, il certificato di assicurazione, le dichiarazioni dei candidati per l’elezione al consiglio, e un modulo di delega.    Può anche essere allegato uno studio sul fondo di riserva e il relativo piano, se pertinente.

Approvare il verbale

Il vostro consiglio HOA è tenuto per statuto a tenere un verbale di ogni riunione del consiglio. Il segretario del consiglio HOA, che di solito è il presidente del consiglio nelle piccole HOA, è responsabile della stesura del verbale. Tuttavia, essi possono delegare il compito ad un altro, che avrà il ruolo di segretario aggiunto. In tal caso, il segretario ufficiale dovrà ancora firmare il verbale, e il verbale dovrebbe prendere nota del cambiamento. In alcuni casi, le associazioni di proprietari di case possono scegliere di avere la società di gestione HOA che prende i verbali.

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L’ordine del giorno della riunione HOA vi darà un buon senso delle mozioni, proposte e altre azioni e attività chiave che verranno. Di conseguenza, potete usare l’ordine del giorno come uno schema per i vostri verbali prima di dare corpo alla formulazione precisa di ogni voce di azione man mano che la riunione procede.

Secondo le Robert’s Rules of Order Newly Revised (la risorsa definitiva per la procedura parlamentare negli Stati Uniti), il paragrafo iniziale del verbale dovrebbe includere informazioni contestuali di base: data, ora, luogo, nome dell’organizzazione e tipo di riunione. Dovrebbe anche includere una lista delle persone importanti presenti, cioè i direttori e gli ospiti invitati, riferendosi a loro sia per nome che per titolo. È anche importante notare se l’avvocato dell’associazione è presente, poiché il privilegio avvocato-cliente si estenderà a certe comunicazioni a cui si fa riferimento nel verbale. Il primo paragrafo dovrebbe anche indicare se il verbale dell’ultima riunione è stato letto durante la riunione, e se è stato approvato o meno.

Come prendere appunti per le riunioni in Microsoft Teams

Una corporazione condominiale viene creata quando un piano condominiale viene registrato presso il Land Titles Office. La società è composta da tutti gli individui che possiedono unità nel complesso registrato sul piano condominiale. Ogni società ha una serie di statuti di governo.

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Il consiglio di amministrazione (noto anche come il consiglio di condominio) è responsabile della gestione della società.  Il consiglio di amministrazione può essere responsabile per le operazioni quotidiane del condominio o il consiglio può stipulare un contratto con una società di gestione del condominio per gestire le operazioni.

Quando un piano di condominio viene registrato, uno sviluppatore deve tenere una riunione per eleggere il primo consiglio (noto anche come “riunione di turnover”). La riunione può anche essere convocata da un proprietario se lo sviluppatore non lo fa. Lo sviluppatore e il consiglio provvisorio devono divulgare una serie di documenti alla società e al primo consiglio eletto. Potete saperne di più sui consigli provvisori e la riunione per eleggere il primo consiglio nella sezione Developer Turnover.

Il primo AGM deve essere tenuto entro 12 mesi dalla registrazione del piano di condominio. Una società di condominio è poi tenuto a tenere un AGM ogni anno, entro 15 mesi dalla precedente AGM. All’AGM, i nuovi membri del consiglio di amministrazione del condominio sono di solito eletti, lo stato finanziario della società è rivelato, e tutte le questioni che richiedono l’input del proprietario sono discusse.

Una guida alle riunioni delle associazioni comunitarie

Secondo Wikipedia, ‘Best Practice’ è una parola d’ordine nel mondo degli affari che è spesso usata per descrivere il processo di sviluppare e seguire un modo standard di fare le cose che più organizzazioni possono usare per mantenere la qualità, come alternativa agli standard obbligatori legiferati. Un talento strategico chiave richiesto quando si applicano le migliori pratiche alle organizzazioni è la capacità di bilanciare le qualità uniche di un’organizzazione con le pratiche che ha in comune con le altre.

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È anche importante avere una corretta comprensione di ciò che i verbali, come documenti aziendali, non dovrebbero consistere. Non sono destinati a descrivere tutti i dettagli che circondano un argomento di discussione o a documentare chi ha votato come. (Le mozioni approvate dovrebbero semplicemente indicare “Mozione approvata”). I verbali non sono destinati ad essere usati come uno “strumento di tracciamento” di gestione (i manager e le piattaforme di riunione dovrebbero prendere le loro note per seguire le azioni di cui sono responsabili). I verbali non sono destinati ad essere usati come veicolo di comunicazione. (Le informazioni ai proprietari e ai residenti dovrebbero idealmente essere diffuse tramite newsletter, riassunti di riunioni, comunicati e simili. La sezione 55 del Condominium Act, 1998 ha linee guida specifiche per la visione dei verbali da parte delle parti autorizzate, compresi i proprietari delle unità).

Federico Ricci

Sono Federico Ricci, scrittore nel tempo libero, appassionato di sport e nuove tecnologie.

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