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App per salvare le ricevute

By Nick Zarzycki on December 6, 2021Forse stai per essere controllato dal fisco e tutto dipende da una ricevuta di 50 dollari, come in quell’episodio di Seinfeld. O forse stai solo cercando di rimborsare un dipendente per una costosa corsa su Uber che ha dovuto prendere.

Ma non puoi fare nessuna di queste cose, perché tieni tutti i tuoi documenti aziendali in un cassetto disordinato della scrivania, e hai perso le ricevute di tutti. Potrebbe essere il momento di investire in un’app per lo scanner di ricevute.

La maggior parte di esse funziona più o meno allo stesso modo. Le scarichi sul tuo telefono, le usi per fotografare le tue ricevute, e poi la tecnologia OCR (Optical Character Recognition) dell’app digitalizza tutto il testo e i numeri su quelle ricevute e ne memorizza le versioni digitali in un sistema di archiviazione.

Digitalizzare i vostri record è anche un ottimo modo per evitare di gettarli accidentalmente in un trasloco o in un eccesso di zelo nelle pulizie di primavera. Inoltre, non dimentichiamo che i documenti cartacei possono sbiadire e sono suscettibili di essere danneggiati. Dire all’IRS che “il cane ha mangiato i miei documenti fiscali” semplicemente non funzionerà.

Come archiviare le ricevute online

Sia che tu stia gestendo le finanze per la tua piccola impresa o che tu stia compilando le tasse, devi sapere dove vengono spesi i tuoi soldi. Le ricevute dei tuoi acquisti rischiano di perdersi in un mare di documenti e carte varie. I documenti fisici possono essere danneggiati o distrutti.

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Convertire le ricevute e i documenti stampati in file digitali può essere la soluzione a questi problemi, e uno scanner di ricevute è lo strumento perfetto per questo lavoro. Alcuni scanner di ricevute includono strumenti online che ti permettono di consolidare le tue ricevute e accedervi da qualsiasi luogo.

Gli scanner di ricevute sono disponibili in diversi tipi, da quelli fisici (es. scanner da tavolo e portatili) a quelli digitali (es. (app e software online). Ma questo strumento può essere un investimento, quindi prima di acquistarne uno, vorrete capire quali sono le caratteristiche chiave dei migliori. Ho anche compilato una lista dei migliori scanner di ricevute da utilizzare per le esigenze aziendali più comuni in base a queste caratteristiche.

Trovare lo scanner di ricevute perfetto per le tue esigenze è importante – non vuoi comprare una macchina che può gestire solo un documento alla volta se la usi per grandi lotti di ricevute. Al contrario, non si vuole spendere troppo per un software che include un sistema di contabilità se si prevede di scansionare le ricevute solo per scopi di archiviazione.

Organizza le ricevute app

Elimina le pile di ricevute cartacee inviandole direttamente al nostro centro di elaborazione gratuitamente con la Magic Envelope™ affrancata. Noi faremo il lavoro di scansione delle tue ricevute e le trasformeremo in dati digitali organizzati e utilizzabili.

Usa la nostra applicazione mobile per un caricamento facile e veloce. Puoi anche inviarci via e-mail le immagini delle tue ricevute, trascinare e rilasciare le scansioni dal tuo desktop, o utilizzare il nostro plugin personalizzato per Gmail per importare automaticamente le ricevute dal tuo account di posta elettronica.

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Estraiamo i dati più importanti dalle tue ricevute e li categorizziamo automaticamente per fornitore, totale speso, data e tipo di pagamento. I dati estratti sono completamente ricercabili e modificabili. I membri del nostro team controllano due volte le informazioni estratte, così sai che stai vedendo dati umani verificati di cui ti puoi fidare.

Crea rapporti di spesa chiari e completi che includono immagini delle tue ricevute. In pochi click, puoi esportare, condividere o stampare tutte le informazioni di cui hai bisogno per una facile preparazione delle tasse o rimborso.

Proteggiamo sia i tuoi documenti importanti che le tue scansioni digitali. Tutta la tua carta è conservata in modo sicuro nel nostro centro di elaborazione di proprietà e gestito in modo indipendente a Durham, NC. Tutte le porte sono controllate all’ingresso e monitorate 24/7 con telecamere di sicurezza. I dati digitali sono protetti dalla crittografia Secure Socket Layer (SSL), utilizzata anche dalle banche online e dai servizi di informazione medica.

Ricevute intelligenti

Le ricevute digitali sono attraenti per i vostri clientiLe ricevute digitali creano valore sia per le aziende che per i consumatori. I sondaggi mostrano che sono sempre più richiesti. Invece di ricevere una ricevuta cartacea che è difficile da tenere sotto controllo, molti clienti preferiscono ricevere una ricevuta digitale tramite SMS o e-mail. Tutti gli scambi che avete con i vostri clienti fanno parte della customer experience e le ricevute intelligenti possono contribuire a far sì che i clienti abbiano un’esperienza positiva della vostra azienda. Ecco alcuni dei vantaggi delle ricevute digitali dal punto di vista del cliente:Una ricevuta digitale segnala anche che l’azienda che invia la ricevuta è brava nella digitalizzazione ed è all’avanguardia nello sviluppo. Per i clienti aziendali, le ricevute digitali hanno il vantaggio di facilitare la gestione della contabilità. Tutta l’amministrazione che si occupa della gestione degli acquisti e delle spese può essere snellita con le ricevute digitali intelligenti. Una ricevuta digitale o una ricevuta intelligente è quindi una ricevuta che ha un valore aggiunto rispetto alle ricevute cartacee. La ricevuta digitale può anche essere progettata in modo da armonizzarsi con la presenza e la comunicazione digitale dell’azienda per creare un insieme migliore.

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Federico Ricci

Sono Federico Ricci, scrittore nel tempo libero, appassionato di sport e nuove tecnologie.

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